国际贸易单证员指在国际贸易结算业务中，根据销售合约和信用证条款从事审核、制作各种贸易结算单据和证书，提交银行办理议付手续或委托银行进行收款等工作的人员。其工作内容主要是对国际贸易结算业务中所应用的单据、证书和文件——包括信用证、汇票、发票、装箱单、提单、保单等进行制作处理。

    一、单证“严格符合”要求

    国际贸易中如果提交的单据与买方通过银行开出的信用证不一致，银行有权拒绝付款，所以单证从业人员制作和提交的单据应做到与信用证要求“严格符合”（instrictlycompliancewith），这项要求主要体现为：

    1、单单一致，单证一致。单单一致的意思是信用证项下提供的所有单据的相关内容的一致，单证一致指所有单据的有关规定与信用证中的要求不应矛盾。

    2、表面一致。主要指单据和信用证之间在文字体现上没有冲突。实践中如采用CIF条件成交，在有关单据完全符合信用证规定但货物在运输途中损失的情况下，银行仍须付款；而如单据不符合信用证的要求，即使货物一点儿问题没有，银行也有100%的权利拒绝履行义务。

    3、一致原则的灵活处理。业务中对单单一致、单证一致的要求不可以机械的理解为一字不差，完全照搬照抄，应根据实际情况加以灵活处理。对此，举几例说明如下：第一、对运输标志中件数的1-UP的规定，除非信用证明确做出了限定，一般应理解为实际出口货物的件数；第二、交易条件为FOB、CFR时保险事宜理应由买方办理，但买方所开立的信用证中可能会要求卖方提供保险单，在不违背原则（买方承担相关费用）的情况下，卖方可以接受；同样在FOB条件下，信用证中如要求运输单据上标明“FREIGHTPREPAID”，只要运费有着落，也是可行的；第三、单据的签字、盖章也可出现不完全一致的情况：发票、箱单等以英文制作，但有中文法人代表签字和公司名称属于正常单据；第四、不同单据的收货人栏的填写：指示抬头的提单填写“TOOR鄄DER”或“TOORDEROF”，而原产地证中应填写具体的买方名称；第五、发票中商品名称问题应与信用证或合同严格一致，而其他单据则可以只显示商品的统称/通称/大类名称；第六、信用证没有禁止分批/转运，实际提交了分批和转运的单据，只要金额相符，银行通常会接受。类似的事例还有许多，在此不一一列举。

    4、银行“四不管”。银行在处理信用证业务时坚持不管货物、不管当事人、不管合同、不负责审核单据的真伪，在这种情况下，受益人就必须按单单一致、单证一致的要求履行义务，否则就难以向银行主张权利。

    二、单证制作“五要求”

    “五要求”说起来共十个字，操作的时候难度还是不小的，如果真的做到了这十个字，就说明你的制单水平炉火纯青、无人能比了。

    1、正确/准确（CORRECTNESS）。正确是所有单证工作的前提，要求制作的单据应首先满足单单、单证一致，其次各种单据应符合国际贸易惯例、各国/行业法律和规则的要求，第三单据还应与所代表的货物无出入。

    2、完整（COMPLETENESS）。从某种意义上讲主要指一笔业务所涉及全部单据的完整性。可从以下几方面理解：第一、内容完整；第二、份数上完整；第三、种类的完整。凭单据买卖的合同/信用证都会明确要求出口方需提交哪些单据、提交几份、有无正副本要求、需否背书及应在单据上标明的内容，所有这些都必须得到满足。

    3、及时（INTIME；PUNCTUALI鄄TY）指单据制作不迟延。具体可以这样理解：及时制单、及时审单、及时交单、及时收汇。制作单据是个复杂的工程，多数单据由出口方完成，有些需要相关部门配合完成；审核应齐抓共管，这样就可以保证在规定的时间内把全部合格单据向有关方面提交，及时交单肯定意味着能及时收汇，及时收汇意味着又一个良性业务环节的开始。

    4、简明（CONCISENESS）指所制作的单据简单、明了。UCP500规定，“为了防止混淆和误解，银行应劝阻在信用证或其任何修改书中加注过多的细节内容”，有关专家也指出，单据中不应出现与单据本身无关的内容。

    5、整洁（TIDINESS）指单据应清楚、干净、美观、大方，单据的格式设计合理、内容排列主次分明、重点内容醒目突出。不应出现涂抹现象，应尽量避免或减少加签修改。

    三、单证的发展、改革和统一

    1、单据的规范化和标准化。国际贸易发展到今天，许多单据都已规范化和标准化了。典型的如在世界范围内许多单证（包括信用证、提单、保险单、产地证等）都是相同或相似的；以往在某些单据中出现的一些规定现已不复存在，像发票中的E&OE（有错当查）的规定；许多单据有统一的填写规范：报关单47个项目每个都有具体的操作规则。

    2、单据的电子化和现代化。前者主要指EDI单据，现在报关、报检都已联网，产地证和配额许可证的申领可登录商务部有关官方网站进行操作，外汇核销和退税也要先进行网上备案登记，这就可以在单证工作中充分利用现代通讯手段和IN鄄TERNET。为适应贸易电子化的要求，国际商会也适时出台了E-UCP并准备在今年对1993年修订的UCP500做进一步的修订以满足日益发展的现代国际贸易的需要。

    3、单据制作由繁到简。这个趋势主要体现为要求的单据的种类在减少、单据的内容也在日益简单化，只要双方信誉良好，出口方直接发货给进口方，后者直接付款，这样某些单据存在的必要性就大大降低了。

    4、新单据不断出现。典型的如2001年“9.11”后美国海关要求的AMS（电子舱单申报）；上世纪60年代随着集装箱运输的出现和发展而产生的集装箱运输单据；我国与东盟达成双边贸易优惠协定后确定我产品原产地的FORME证书；在纺织品回归WTO后根据中欧、中美达成的协议重新核发的配额许可；2006年一般产地证将由质检局统一对外签发等，这就要求我们必须紧跟时代步伐，对新单证、新做法和新规定进行不断地研究和学习。

    5、一次制单。许多公司都有单据制作软件，只要认真填写发票这种基本单据，其他单据都可以自动生成，这样对制单人员的要求会更高，因为所制作的单据如正确是应该的，而一旦出错，则会招致业务的满盘皆输。

    6、单证的统一。国际贸易各环节所涉及的大部分单据都有统一的规定和要求。像SWIFTMT700格式的信用证、提单、保险单、产地证、我国各种政府管制单据等，当然目前我国进出口公司的发票、箱单尚待统一。

    四、单证制作的依据

    根据什么制单在国际贸易中是必须重视的一个问题。任何一种单据从制作角度讲都必须遵循一定的法律依据

    1、法律、惯例和规定。所有国际贸易中要求的单据都有相应的法律、惯例和规则，较常见的有我国的《合同法》、《票据法》、《外贸法》、《海商法》、《保险法》、我国政府参加的《联合国国际货物销售合同公约》、在国家贸易领域影响巨大的UCP500、E-

    UCP、ISBP、URC522、URR525、INCOTERMS2000等，所有这些规定都对制单工作具有非常强的指导意义。

    2、以合同、信用证和货物实际情况为准制作单据。实践中主要指单单、单证、单同、单货的一致。单据一定要如实反映货物的情况。有时为了满足信用证要求，不得不制作并出具根本不应该出现的单据，较明显的是货物没有能在规定的装运期内装船，为了满足信用证对装运期和交单期的规定而由托运人向船公司出具保函（LETTEROFINDEMNITY）进行通融以换取清洁提单向银行交单结汇的现象。

    3、单据制作应满足各行业、部门的特殊要求。国有国法，家有家规，每个行业都有其特定的规矩：像出口纺织品时经常会遇到国外要求我们提供AZOfreeCertifi鄄cate(无偶氮证明，这是与人类健康有关的一种特殊单据)；出口到信仰伊斯兰教国家的禽类产品，进口商有时会提出由出口地伊斯兰教协会出具有关证明；AMS舱单由美国开始，现已扩展到加拿大、澳大利亚、欧洲等许多国家；农药产品出口到美国、欧盟等国时，进口上商通常会要求出口方提供所出口的农药产品的MSDS（危险数据资料卡）等，出口企业应按规定的格式和要求将相关数据填写完整后予以提交，凡此种种不一一赘述。